Survey

La Gerencia General, y la Coordinadora SG-SST cuando ella lo delegue

El Asesor jurídico

Solo la Coordinadora SG-SST

Cada área, para los asuntos de su competencia

Lo responde y le envía copia

Se lo entrega ese día, sin responder

Lo archiva y lo comenta en la reunión siguiente

Lo pasa al Asesor jurídico y espera su concepto

Que el Asesor jurídico la revise; y el requerimiento pasa el mismo día a la Gerencia General y al Asesor jurídico

Que la apruebe la Directora de Integración

Que se registre la tarea externa con su fecha límite, y nada más

Que el COPASST la conozca en su reunión

Por correo y por el canal «general», como al personal administrativo

De forma presencial, y se registra en Odoo como una capacitación —un evento del módulo Training con la asistencia de cada persona— aunque la persona no use Odoo, y así queda en su hoja de vida

En la cartelera, con la foto de la cartelera como evidencia

De forma presencial, y basta con la firma en una planilla que se archiva

«COMUNICACIÓN INTERNA»; y «Capacitación SST» si lleva evaluación o hace parte del plan de capacitación

«Capacitación SST», siempre

La del área a la que va dirigida

Ninguna: la categoría es opcional

El nombre del documento que se comunica

El programa de inducción y reinducción

Nada: un comunicado no es un curso. Se llena solo cuando la charla es de un programa que ya existe

El plan anual de trabajo del año

Dentro de los tres días hábiles siguientes, al finalizar el evento

Cuando la tarea mensual de comunicaciones lo pida

Al cierre del mes, con la lista de todos los asistentes

Cuando ocurre la charla: una planilla llenada después no prueba nada

En la inducción y cada enero, a todo el personal

Cuando lo pida el dueño del proceso, a su área

Dentro del mes siguiente, publicándolo en la cartelera

Dentro de los quince días siguientes a la aprobación, a los cargos que el documento nombra, por nombre; y si un error cuesta una lesión, hay que poder demostrar que además lo entendió

Se le envía el material por correo y se marca la asistencia

Se anota en la tarea y se le comunica en la charla del año siguiente

Nada: el evento se finaliza con quienes asistieron

Se compara la lista de destinatarios con los que asistieron, se le repite a quien faltó y se le marca la asistencia ese día

A todo el personal, el mismo día del accidente, con el nombre del accidentado

Solo al COPASST, en su reunión siguiente

Al área donde ocurrió y a las que hacen el mismo trabajo, dentro de los quince días siguientes a terminar la investigación, y sin el nombre del accidentado

Al área donde ocurrió, cuando el plan de acción esté cerrado

Preguntas

¿Quién habla con la ARL, las EPS, el Ministerio del Trabajo y las demás autoridades en nombre de la empresa? *

Llega un requerimiento de una autoridad a alguien que no es la Coordinadora SG-SST. ¿Qué hace? *

¿Qué hace falta antes de enviar la respuesta a un requerimiento de una autoridad? *

¿Cómo se comunica al personal de planta algo de lo que hay que poder demostrar que cada persona lo recibió? *

¿Qué categoría lleva el evento de una comunicación interna? *

¿Qué se pone en «Event Program» de un comunicado? *

¿Cuándo se toma la evidencia de una charla? *

¿En qué plazo se comunica un documento aprobado del proceso, y a quién? *

Alguien faltó a la charla. ¿Qué se hace? *

¿Cómo se comunica la lección de un accidente? *