Survey

Que el proveedor es siempre el mismo, aunque el valor cambie cada vez

Que el pago lo autoriza la Dirección Administrativa y Financiera

Que el pago se repite solo porque el servicio sigue vivo: un servicio o contrato que se paga con periodicidad fija ---mensual, bimestral, anual--- mientras esté vigente

Que la compra la pide el área y no nace de una orden de producción

Cada suscripción tiene un responsable nombrado, que la da de alta, crea cada orden de compra del periodo, resuelve las alertas de su tarea semanal y verifica que la factura quede pagada. No hay revisor central, y es deliberado

Hay un revisor central que valida todas las suscripciones cada semana

Las lleva el Líder de Compras y las reparte cada mes entre su equipo

Las lleva Contabilidad, porque son pagos recurrentes

Registrar el primer mes en formato AAAA-MM y asignarle una orden de compra que ya exista: es manual y no se puede saltar, porque todo lo que viene después se construye copiando esa orden

Crear la primera orden de compra con el botón Crear PO, que no necesita antecedente

Enlazar la factura del primer mes, que es la que el sistema copia

Escribir el día de vencimiento y los días de aviso, que es lo que dispara la alerta

Crea una orden de compra nueva en blanco para el proveedor de la suscripción

Crea la orden y la confirma, para que no se quede en borrador

Copia la última orden de compra, la deja en borrador con el mes nuevo estampado en la referencia ---#AAAA-MM#, que es lo que permite reconocerla después--- y abre la línea del periodo siguiente

Crea la orden de pago del periodo a nombre del proveedor

Nada: el sistema toma el valor del recibo del mes y lo actualiza solo

Pedirle al proveedor que confirme el valor por escrito

Mirarla: si el recibo de este mes trae otro valor, se corrige en la orden, porque el sistema no lo detecta ni lo advierte

Compararla con el presupuesto del año, que es lo que la frena si sube

Cuando la orden de compra del periodo queda confirmada

Cuando la factura del proveedor se enlaza con la orden de compra

Cuando el responsable cierra su tarea semanal

Cuando la factura queda pagada, no cuando se crea la orden de compra; eso es lo que el sistema mira para apagar la alerta

Por vencer, vencido y suspendido, con plazos de ocho, tres y cero días

Falta la orden de compra ---se crea con Crear PO---; factura sin pagar ---se sigue la factura hasta la orden de pago---; y vencido ---se resuelve el mismo día, porque es el nivel con el que se suspende un servicio---

Sin orden, sin factura y sin pago, que se resuelven en el orden en que aparecen

Bajo, medio y alto, según el valor de la suscripción

El responsable de la suscripción, al abrir su tarea semanal

El sistema, cada lunes de madrugada, al crear la tarea

El Contador, en el cierre de mes

El sistema, cada hora

Al final de la semana, haya resuelto o no, porque la siguiente trae lo que quedó

Cuando creó todas las órdenes de compra del periodo

Cuando la Dirección Administrativa y Financiera le da el visto bueno

Cuando ninguna de las suyas sigue en alerta; y si alguna no se puede resolver esa semana ---el proveedor no ha facturado, el servicio se canceló, el valor está en disputa---, lo deja escrito en la tarea y no la cierra

Se borra, para que no siga apareciendo en la alerta

El responsable la archiva con el botón de archivar del formulario: sale de la revisión semanal sin borrar su historia, y las órdenes y los meses ya pagados se conservan

Se deja activa con periodo cero, que es lo que apaga la alerta

Se le quitan los días de aviso, con lo que deja de alertar

Preguntas

¿Cuál es la prueba de que una compra es una suscripción? *

¿Cómo está repartido el trabajo de las suscripciones? *

Al dar de alta una suscripción, ¿qué es el primer enganche y se puede saltar? *

¿Qué hace el botón «Crear PO» de la suscripción? *

La orden del periodo nace copiada de la del periodo anterior. ¿Qué hay que hacer antes de confirmarla? *

¿Cuándo se da por resuelta la suscripción de un periodo? *

¿Cuáles son los tres niveles de alerta de la revisión semanal y qué pide cada uno? *

¿Quién calcula la alerta y cada cuánto? *

¿Cuándo cierra el responsable su tarea semanal? *

El servicio se terminó. ¿Qué se hace con la suscripción? *