Survey

Es la legalización de lo que se pagó con la tarjeta corporativa del titular

Es la devolución al colaborador del dinero propio que pagó por un gasto de la empresa; no es un canal de compra: la compra normal va por orden de compra y la de menor cuantía por la tarjeta corporativa

Es el anticipo que se entrega antes de un viaje y se legaliza al regreso

Es el préstamo que la empresa le hace a un trabajador y le descuenta por nómina

El Director Administrativo y Financiero, al aprobar el pago en el ciclo semanal

El líder del área —el director o gerente de quien depende el colaborador—, antes de hacerlo, o después cuando fue imprevisto, y lo deja escrito en el hilo de la orden de pago

El Contador, cuando valida el tratamiento contable del gasto

La Auxiliar Contable, cuando revisa los soportes en Causación

Se reembolsa si trae un soporte que la DIAN reconoce

Se reembolsa y el líder la aprueba después, en cualquier momento

No se reembolsa

Lo decide el Contador al validar el tratamiento del gasto

Cualquier recibo de caja con el valor y la fecha del gasto

Solo el que la DIAN reconoce: factura electrónica a nombre de la empresa o documento equivalente, y para un prestador no obligado a facturar, los datos del prestador y el comprobante para el documento soporte

La captura de pantalla del pago, cuando el comercio no factura

El tiquete del comercio, que es el documento equivalente

Cinco días hábiles siguientes al gasto o al regreso del viaje, y un gasto de los últimos días del mes a más tardar el segundo día hábil del mes siguiente

Cinco días hábiles del mes siguiente al gasto

El mismo mes de la fecha contable de la factura, sin plazo en días

Tres días hábiles desde que el líder autoriza el gasto

Sí, con la autorización escrita del Director Administrativo y Financiero

Sí, se registra en el mes en curso sin más trámite

Sí, si el colaborador explica por qué lo presentó tarde

Como una orden de pago de tipo Reembolso a nombre del propio colaborador, con el propósito del gasto y las órdenes de producción o el cliente a los que corresponde

Como una orden de tipo Legalización múltiple a nombre del líder del área

Como una orden Expreso, porque el colaborador ya puso el dinero

Como una orden de Cruce de notas contables que crea Contabilidad

Solo los soportes: la autorización va por correo al Contador

La relación de gastos y el extracto de la cuenta del colaborador

El comprobante de la transferencia con la que se le pagó

Los soportes, la orden de compra cuando el monto la exige, la autorización del líder y, si son varios gastos, la relación con fecha, lugar, concepto, prestador, tipo de soporte y valor

Comprueba que la orden traiga la autorización, los soportes válidos y la relación, y devuelve la que no los traiga con la razón en el hilo

Registra el asiento con lo que haya y lo reporta al Contador

Pide la autorización al líder del área en nombre del colaborador

Escala la orden al Director Administrativo y Financiero

Valida los soportes y paga el mismo día, porque el colaborador ya puso el dinero

Valida la autorización del líder y la envía al Director Administrativo y Financiero

Valida el asiento y lo paga en efectivo, por ser un reembolso

Valida el tratamiento contable y tributario de cada gasto —deducible, IVA descontable, documento soporte— y envía la orden a pago; se paga el viernes del ciclo, con un día hábil por estado

Preguntas

¿Qué es un reembolso y qué no es? *

¿Quién autoriza el gasto y cuándo? *

Un gasto llega sin la autorización del líder del área. ¿Qué pasa? *

¿Qué soporte se reembolsa? *

¿Cuál es el plazo para presentar un reembolso? *

¿Se reembolsa un gasto con factura de un mes ya cerrado? *

¿Cómo se crea la solicitud en Odoo y a nombre de quién? *

¿Qué adjunta la orden de reembolso? *

¿Qué comprueba la Auxiliar Contable en Causación y qué hace si falta algo? *

¿Qué valida el Contador y por dónde se paga la orden? *