Survey

Al cierre de cada mes, desde el extracto bancario

Cada semana, en la tarea «Gestión de cartera»

En «Actualizar entradas de bancos», cada tres días como máximo, revisando el portal de cada banco; no se registra desde el extracto de fin de mes

Cuando el cliente avisa que pagó y manda el soporte

Que el extracto del banco cuadre con el libro auxiliar del mes

Que cada recibo esté aplicado a su factura, que la retención esté en su cuenta y a nombre del cliente, que no haya saldos sueltos distintos de anticipos y consignaciones por identificar, y que la factura esté pagada

Que cada cliente tenga cargado su certificado de retención del bimestre

Que la cartera vencida de cada comercial esté cobrada

Se registra en el mismo recibo como retención a favor, en la cuenta de cada retención y a nombre del cliente, y la factura queda pagada ese día

Se deja el saldo abierto hasta que el cliente expida el certificado de retención

Se registra meses después con un asiento de ajuste

Se le cobra al cliente como saldo pendiente de la factura

El saldo queda abierto en la factura y se le pide al cliente el soporte del descuento antes de registrarlo

Se registra como retención de ICA, que es la que más varía

Se registra como gasto bancario para cerrar la factura

Se cierra la factura y se ajusta en el cierre del año

El Contador los pide cada mes y los guarda en el hilo de la tarea; sirven de soporte del recibo de caja

La Auxiliar Contable los pide al cierre de cada bimestre y los adjunta a la ficha del cliente con el período en el nombre del archivo; sin certificado la retención registrada no se puede descontar en la renta

Cada comercial los pide al cierre del año y los archiva con el contrato del cliente

No se piden: la DIAN los publica en su portal a nombre de la empresa

Se deja sin registrar hasta saber de quién es

Se aplica a la factura vencida más antigua y se corrige después

Se registra como ingreso diverso del mes

Se registra el mismo día en la cuenta de consignaciones por identificar, a nombre del banco, y se le pide a Comercial identificarla; ninguna pasa el cierre sin cliente

El Contador, escribiéndole al cliente desde la tarea de entradas de bancos

La Auxiliar Contable, en la tarea de validación de los recibos

Comercial: el Director Comercial y cada comercial, con la lista semanal que el Contador les envía en la tarea «Gestión de cartera», y escriben en ella qué respondió cada cliente y cuándo paga

Un abogado externo, desde los treinta días de vencida

La decide el Contador, suspendiendo los despachos del cliente

La decide el comercial que lo atiende, con un acuerdo de pago

La decide el Director Administrativo y Financiero, con la decisión escrita en la tarea; con el cliente público: requerimiento escrito, solicitud formal de pago, intereses de mora o conciliación prejudicial

No la decide nadie: con el cliente público se espera hasta que pague

Quien vende la confirma otra vez y el sistema la deja pasar con un aviso

El Contador cambia la clasificación del cliente para que no la frene

Se parte la orden en dos para que ninguna supere el cupo

Solo con la liberación del Director Administrativo y Financiero —o del Coordinador de Dirección Administrativa como su relevo—, que lee lo que la frena y escribe el motivo, obligatorio; la liberación vale para esa orden y ese total, y si cambia el total o el cliente se borra sola

Se recibe en efectivo hasta el monto que autorice el Contador, con recibo de caja

Ninguna venta de vehículos, repuestos o servicios se recibe en efectivo —es una señal de alerta del sistema de prevención de lavado—; solo reembolsos y pagos menores, que se registran el mismo día en el diario de caja con el recibo firmado y se consignan el siguiente día hábil

Se recibe en efectivo solo de clientes públicos, con el acto administrativo adjunto

Se recibe en efectivo y se consigna al cierre del mes, junto con los demás recaudos

Preguntas

¿En qué tarea y cada cuánto se registran las consignaciones y transferencias que llegan de los clientes? *

¿Qué revisa la Auxiliar Contable cada semana en la tarea «Validación asiento contable facturas pago»? *

El cliente paga la factura neta de retención. ¿Qué se hace con la diferencia? *

El descuento que hizo el cliente no cuadra con ninguna retención. ¿Qué se hace? *

Los certificados de retención que practican los clientes: ¿quién los pide, cada cuánto, dónde quedan y por qué importan? *

Llega una consignación y no se sabe de qué cliente es. ¿Qué se hace? *

¿Quién cobra la cartera vencida, y con qué? *

La cartera de más de noventa días: ¿quién decide qué se hace, y qué herramientas hay con un cliente público? *

Las reglas de crédito frenan una orden de venta a crédito. ¿Cómo sigue la orden? *

¿Qué pasa con el recaudo en efectivo? *